令和2年度定時総会報告

 

. はじめに

 新型コロナウイルス感染拡大に伴う自粛措置等により、社会生活全般において様々な制約が生じましたが、当保護司会においても同様です。3密(密閉・密集・密接)回避が感染防止のために必要なことから、接触(集合)型の理事会・部会等の開催ができなくなりました。また、527日開催予定であった定時総会も同様で、会員が一堂に会した通常の開催ができなくなり、これに代わり初めての書面総会となりました。以下、書面定時総会に至る経緯とその結果をご報告します。

 

. 書面総会開催に至る経緯

1.   47日、新型インフルエンザ等対策特別措置法に基づく緊急事態宣言が東京等7都府県に対し発令され、これに伴う自粛措置に伴い、大規模集会・会合が事実上不可能になりました。また、同日付で東京保護観察所は、各地区保護司会に対し、総会を含めた会合・研修等は実施の必要性等を慎重に吟味し、原則自粛の方向で検討するように、との通知を発信しました。この通知等を踏まえ当会では、理事会、分区会及び部会の開催中止を決めました。

2.   当会では、例年5月に定時総会を開催しておりますが、4月と5月の状況から、現実の総会等の開催は事実上困難でした。そこで、総会を、現実に会員・理事が参加しない書面決議による開催(非接触型会合)とすることができないか、検討することにしました。検討は、本会会則の内容に照らして行ったほか、他の保護司会も同様の問題に直面していると想定されたことから、東京保護観察所に状況を照会し、見解を伺いました。

3.   組織運営に際し、会則等を無視した恣意的運用は当然許されませんが、今回は、新型コロナ感染拡大を受けた社会的要請(会合等の自粛要請)に端を発するものであり、総会を開催できないという状況は会則の想定外の事態と考えられます。また、観察所からは、「保護司会は保護司法に基づいた組織ではあるが、運営については法的に細かい制限等はなく、自主的に運営して良く、現状を考えるならば、書面での総会実施については問題がない。」とのご見解を頂き、既に67の保護司会から書面総会実施の連絡を受けているとのことでした。さらに、例年通り5月開催の定時総会で新年度の予算承認等を行うことは、当会の円滑な運営に欠かせないと考えられます。これらを勘案すると、定時総会を書面決議の会議とすることに問題はない、と判断されましたので、今年度の定時総会は書面決議で行うことを、47日理事会で書面決議しました。

4.   前記理事会決議に基づき414日、本年度定時総会は書面議決による総会とする旨の案内状(葉書)を、全会員に発送しました。415日、各理事宛てに総会資料案(報告事項・付議事項)を送付し、内容の検討・確認を依頼しました(420日締め切り)。この結果、同日まで全理事の賛成が確認できましたので、420日理事会決議にて、当該総会資料案を正式総会資料としました。

<第1号議案>令和元年度活動報告

<第2号議案>令和元年度会計報告

<第3号議案>令和元年度会計監査報告

<第4号議案>令和2年度活動計画案

<第5号議案>令和2年度予算案

5.   57日、全会員に対して総会資料及び書面総会議決書を郵送し、527日を同議決書の提出期限としました。

 

. 書面による総会決議

1.   527日を書面総会議決書の提出期限とする書面決議の結果は、次のとおりです。

  議決総数(57日発送) 84

  議決書 回答者78名・回答なし6

  1号~5号議案 可76名(否ゼロ)・可否にマルの表示のないもの2

  意見等1 激励13

2.   会則第15条及び第17条に規定されるとおり、会員84名の過半数の賛成(可)がありましたので、書面決議総会における議決は有効に成立しました。

3.   この結果については、528日付「令和2年度定時総会報告(書面による総会)」により、全会員に対して通知しました。

 

. おわりに

以上が、書面定時総会の報告ですが、新型コロナウイルス感染拡大に伴う社会活動の制約により、前例のない書面決議による総会となりました。また、保護司活動についても、対象者との面談制約(非接触型対応)等による影響が生じています。

 

これまでと同様の保護司会や保護司の活動にいつ戻れるのか(それが従前と同様なのか)不明な状況ですが、変動する社会状況を踏まえて適切に保護司会を運営していきたいと考えています。

以上(総務部・広報部)